Najistotniejszym warunkiem umożliwiającym realizację prawa do odliczenia jest związek dokonanych zakupów z wykonywaniem czynności opodatkowanych. W każdym przypadku należy dokonać oceny, czy występuje połączenie
z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym to faktura stanowi podstawę dla nabywcy towaru lub usługi do odliczenia podatku naliczonego.
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer NIP wystawcy i nabywcy;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem;
16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 – wyrazy „metoda kasowa”;
17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
Zdaniem organów podatkowych prawo do odliczenia podatku naliczonego, jako integralna część systemu VAT, w zasadzie nie może być ograniczane pod względem czasu ani pod względem zakresu podmiotowego. Nie jest to bowiem wyjątkowy przywilej podatnika, lecz jego fundamentalne prawo. Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od umieszczania stosownych „dopisków” na fakturze, np.: brak sformułowania „nabywca lub sprzedawca”, „ten rachunek nie może zostać wykorzystany do odliczenia podatku VAT. Zakup został dokonany wyłącznie do użytku osobistego”.
Tak więc, jeżeli faktura zawiera wszystkie elementy faktury wskazane w art. 106e ustawy o VAT, prawo do odliczenia VAT zawartego w fakturze podatnikowi przysługuje.
W ostatnim czasie zdaniem organów podatkowych nawet brak numeru NIP nie pozbawia prawa do odliczenia VAT, jeżeli pozostałe dane pozwalają na jednoznaczne zidentyfikowanie podatnika.